決算書類や税務申告書、
株主総会議事録に
取締役会議事録など

法令で一定期間
保存が義務付けられている書類。

皆さんの会社では
どんな感じで
ファイリングしていますか？

決算書類はおそらく
税務申告書とセットで
ファイリングしている
会社が多いでしょうね。

株主総会や
取締役会の議事録は、

おそらく多くの中小企業の場合、
司法書士さんが作成し
登記に使用した議事録を
登記書類と一緒に
ファイリングしていると思います。

「ええ。そうだけど、
なにか問題でもあるの？」

この話をすると
上記の問いかけを受けます。

保存していれば
法令は守っているので
その意味では問題ありません。

が、IPO準備や
事業承継のためのM&Aを
おこなう会社では
上記の状態では困るのです。

IPO準備やM&Aは
審査やデューデリジェンスで
外部に書類を提出する機会が
格段に増えます。

その際、たとえば

「株主総会議事録のコピーを
設立から直近までください」

てな感じで依頼されますが
上記のような「業務別」の
ファイリングでは、
探すのに時間がかかるんですよ。

そしてこの
探す時間ってのが

「チリも積もれば山となる」

で、馬鹿にならない。

のでね、
各種議事録や決算書類など

法令で保存を
義務付けられている書類は

「種類別」で
ファイリングすることを
おススメします。

些細なことですが
探す時間がぐっと減り
業務効率が良くなりますよ♪

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