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ご縁ゴト
goengoto

あの議事録、どこにあるんだっけ?なんて感じで右往左往してませんか?

2024.03.06 (水)

 

決算書類や税務申告書、
株主総会議事録に
取締役会議事録など

法令で一定期間
保存が義務付けられている書類。

皆さんの会社では
どんな感じで
ファイリングしていますか?

決算書類はおそらく
税務申告書とセットで
ファイリングしている
会社が多いでしょうね。

株主総会や
取締役会の議事録は、

おそらく多くの中小企業の場合、
司法書士さんが作成し
登記に使用した議事録を
登記書類と一緒に
ファイリングしていると思います。

「ええ。そうだけど、
なにか問題でもあるの?」

この話をすると
上記の問いかけを受けます。

保存していれば
法令は守っているので
その意味では問題ありません。

が、IPO準備や
事業承継のためのM&Aを
おこなう会社では
上記の状態では困るのです。

IPO準備やM&Aは
審査やデューデリジェンスで
外部に書類を提出する機会が
格段に増えます。

その際、たとえば

「株主総会議事録のコピーを
設立から直近までください」

てな感じで依頼されますが
上記のような「業務別」の
ファイリングでは、
探すのに時間がかかるんですよ。

そしてこの
探す時間ってのが

「チリも積もれば山となる」

で、馬鹿にならない。

のでね、
各種議事録や決算書類など

法令で保存を
義務付けられている書類は

「種類別」で
ファイリングすることを
おススメします。

些細なことですが
探す時間がぐっと減り
業務効率が良くなりますよ♪

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